POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALESDe conformidad con lo establecido por la Ley Estatuaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones reglamentarias del Régimen de Protección de Datos Personales, PRODESA Y CIA. S.A. (en adelante “PRODESA” y/o “la Compañía”) con el fin de garantizar la protección de los datos personales de sus clientes, clientes potenciales, usuarios de su página de internet, proveedores, contratistas, trabajadores, ex trabajadores personas en proceso de selección, miembros de juntas directivas, accionistas de la compañía y visitantes, ha dispuesto los mecanismos pertinentes con el fin de reglamentar las políticas y procedimientos para el tratamiento de los mismos. Por lo anterior, le informamos que los datos personales por usted suministrados a PRODESA, directa o indirectamente, serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación en los términos establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”): 1. Definiciones: Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
2. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información: Razón social - Prodesa y Cia. S.A. 3. Autorización del Titular del Dato Personal: PRODESA solamente realizará el tratamiento de los datos personales con autorización del titular. En consecuencia, siempre solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
En estos casos, si bien no se requiere autorización del titular de los datos, si tendrán aplicación los principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales. 4. Datos personales que recolectamos: PRODESA recolecta directa o indirectamente los siguientes datos, los cuales son Datos Personales no sensibles:
5. Finalidades y mecanismos de recolección y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales Los datos personales recolectados por PRODESA son recaudados a través de distintos mecanismos y son tratados para distintas finalidades dependiendo de la categoría de contacto del titular de la información, expuestas a continuación: 5.1. Clientes, potenciales clientes, visitantes o personas naturales interesadas en los productos de PRODESA. PRODESA es una empresa cuya actividad principal es la promoción, gerencia, mercadeo y desarrollo de proyectos inmobiliarios destinados a la vivienda, comercio, servicios o industria. Como consecuencia de las actividades comerciales desarrolladas por PRODESA, ésta recauda, almacena, usa y circula información de 5 personas naturales interesadas en adquirir o conocer los productos y proyectos inmobiliarios en los que PRODESA participa y comercializa. Para esta categoría de contactos, PRODESA hace tratamiento de su información con el fin de: i) contactarlos vía telefónica o mediante correo electrónico o correo físico para informarles o enviarles información relacionada con sus productos o para coordinar con la persona interesada aspectos relacionados con la cotización; ii) separación del inmueble objeto del negocio; iii) la firma de la promesa de compraventa; iv) la firma de la escritura pública de compraventa; v) la entrega del inmueble; vi) la financiación del inmueble; vii) el trámite de los subsidios familiares para la adquisición de vivienda a que haya lugar; viii) para realizar encuestas de satisfacción; ix) el desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo; x) análisis estadísticos y reportes de comportamiento; xi) envío de comunicaciones sobre la realización de actividades y eventos de la Compañía y; xii) en general, para todos aquellos aspectos de naturaleza comercial, promocional, legal, contractual y financieros que se deriven de la oferta para comercialización de proyectos inmobiliarios destinados para vivienda o para usos comerciales. Para las finalidades antes anotadas, PRODESA recauda información mediante la utilización de distintos mecanismos entre los cuales se encuentran los siguientes:
5.2. Trabajadores de PRODESA o personas interesadas en trabajar en PRODESA. En desarrollo del objeto social de PRODESA, ésta contrata personas naturales en calidad de trabajadores, prestadores de servicios y empresas de servicios temporales para el desarrollo y prestación de servicios. En desarrollo de dichas actividades, PRODESA recibe información personal necesaria para i) la celebración, ejecución o terminación del contrato de trabajo; ii) para adelantar procedimientos administrativos y analíticos, tales como administración de personal, administración de sistemas de información, contabilidad, facturación y auditorias, envío de notificaciones y mensajes a través de medios físicos y/o electrónicos y compartir esa información con las entidades que lo requieran, para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo; iii) para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado con el titular de los Datos Personales; iv) cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social y parafiscales; v) Dar trámite a incapacidades, permisos o licencias, vi) información a autoridades judiciales y administrativas, cuando medien órdenes judiciales y/o administrativas en dicho sentido; vii) entrega de información a terceros que estén verificando antecedentes laborales, viii) Emisión de certificaciones relativas a la relación entre el Titular con PRODESA; xi) para el normal desarrollo de la relación contractual. Así mismo, PRODESA recauda, recibe, almacena, circula y hace uso de información personal de personas interesadas en trabajar en PRODESA o que se encuentran en búsqueda de trabajo, con el fin de: i) realizar la verificación, comparación y evaluación de las competencias laborales y personales de los aspirantes, respecto de los criterios de selección de la Compañía; ii) solicitar soportes de la hoja de vida; iii) tener registro de los candidatos que presentaron y de quienes fueron descartados en el proceso de selección; iv) programar entrevistas y aplicación de las pruebas a los aspirantes; v) evaluar directamente o por intermedio de terceros las pruebas de selección de los aspirantes; vi) informar los resultados generales del proceso de selección; vii) consultar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo, se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera. Para las finalidades anteriormente señaladas, PRODESA recauda información mediante la utilización de distintos mecanismos entre los cuales se encuentran los siguientes:
5.3. Contratistas y/o proveedores PRODESA puede llegar a recaudar datos personales de contratistas y/o proveedores con el fin de: i) llevar a cabo cotizaciones sobre productos, trabajos, asesorías y servicios que el proveedor o contratista pueda llevar a cabo a favor de PRODESA; ii) para contactar a proveedores o contratistas en caso de que PRODESA requiera un servicio, asesoría o producto; iii) invitarlos a contratar o licitar o para celebrar contratos de prestación de servicios, asesorías, suministro de productos y materias primas; iv) analizar, procesar, evaluar y comparar la información suministrada por los contratistas y/o proveedores; v) envío de información de interés comercial o no comercial y de invitaciones a eventos programados por PRODESA, por cualquier medio; vi) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas; vii) emisión de certificaciones relativas a la relación entre el titular del dato con PRODESA; viii) entrega de información a entes de inspección, vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o externos; ix) para realizar pagos por servicios prestados o productos vendidos por el proveedor; x) para dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual con los proveedores y/o contratistas; xi) para el normal desarrollo de la relación contractual. 5.4. Terceros con algún vínculo jurídico PRODESA puede recaudar datos personales de trabajadores, contratistas, proveedores, accionistas y cualquier tercero con el que pretenda tener cualquier 8 tipo de vínculo jurídico con el fin de dar cumplimiento a la obligación de eliminar el lavado de activos y financiación al terrorismo (LA/FT) que le fue impuesta por la Superintendencia de Sociedades. 5.5. Datos de Menores de Edad: En aplicación de lo establecido en la ley, PRODESA procederáÌ a efectuar el Tratamiento de la Información Personal, de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas. En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, PRODESA obtendráÌ la Autorización de sus representantes legales, que para este efecto son padre y/o madre o tutor. 5.6. Respecto de la información de los Accionistas y miembros de la Junta Directiva: PRODESA realizará el tratamiento de los datos personales de los miembros de junta directiva y accionistas de la Compañía para las siguientes finalidades: i) Envío de información sobre el control de participación accionaria, por cualquier medio; ii) Cumplimiento de obligaciones legales y ejercicio de los derechos que se deriven de la condición de accionista o miembro de junta directiva; iii) Envío de las convocatorias a reuniones de Asamblea General de Accionistas y/o reuniones de junta directiva; iv) Pago de dividendos a accionistas de la Compañía; v) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias; vi) Envío de información relacionada con los proyectos, actividades y eventos desarrollados por PRODESA, por cualquier medio y; vii) para el normal desarrollo de la relación comercial. En consecuencia, para las finalidades descritas en los numerales 5.1. a 5.6. PRODESA podrá:
6. Derechos de los Titulares: Son derechos de los Titulares de la Información:
7. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Quejas, Consultas y Reclamos: Para realizar peticiones, consultas y reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización cualquier Titular de la Información pueden presentar sus consultas o solicitudes escribiendo al correo electrónico protecciondedatos@prodesa.com, o llamando a la línea de atención en Bogotá al teléfono 3139030, Ext. 200. 8. Procedimiento para ejercer los Derechos: Cualquier pregunta o consulta en relación con sus Datos Personales recolectados y tratados por PRODESA, será recibida por el Oficial de Protección de Datos de PRODESA. A través de cualquiera de los siguientes medios:
- Si se trata del Titular: copia del documento de identidad. - Si se trata del causahabiente: copia del documento de identidad del Titular, copia del Registro Civil de Defunción del Titular, copia del documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del causahabiente. - Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia del documento de identidad del Titular, copia del documento de identidad del representante o apoderado y copia del documento que acredite la calidad de representante legal o de apoderado. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera. 9. Solicitud de supresión de la información de nuestras bases de datos o revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Usted podrá solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, para lo cual deberá enviar solicitud por escrito a las oficinas de PRODESA ubicadas en la Carrera 19 # 90-10 Piso 7 de la Ciudad de Bogotá D.C., o través del correo electrónico protecciondedatos@prodesa.com. Para la correcta y completa consideración de su solicitud o reclamo, le solicitamos allegar copia del documento de identidad del solicitante, una dirección para notificaciones y envío de respuestas y los documentos que sustenten la solicitud o reclamo. Al realizar su solicitud o reclamo usted deberá presentar o adjuntar los documentos que acrediten su calidad de Titular de la Información, Causahabiente del Titular o Representante o apoderado del Titular según corresponda. La acreditación de dichas calidades deberá hacerse mediante el envío o presentación de los siguientes documentos:
El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, el Oficial de Protección de Datos le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 10. Seguridad de la Información PRODESA ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes de PRODESA encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la Compañía. PRODESA no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. 11. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de vigencia de las bases de datos de PRODESA La presente política entra en vigencia el día 26 de julio de 2013 y sus Datos Personales permanecerán en la base de datos de PRODESA hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados, o al finalizar el término establecido cuando medie disposición legal.
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